Arbejdet med procesunderstøttelse er afgørende for digitalisering. Forskning peger i samme retning, som de resultater cBrain oplever i anvendelsen af tjeklisteparadigmet.
Processer er de ultimative komponenter i digitalisering. Det er muligheden for at omsætte processer til 1 og 0, der er grundlaget for automatisering og it-understøttelse af arbejdsopgaver. Derfor er evnerne til at forstå arbejdsopgaver og omsætte dem til processer helt central i digitaliseringen.
På IT-Universitetet i Københavnerbydelen Ørestaden forsker associeret professor Thomas Hildebrandt netop i disse områder. Hans forskning er en del af Computational Artifacts (CompArt) projektet, som er støttet af Veluxfonden. Så cView inviterede ham og cBrains Michael Madvig til en snak om procesunderstøttelse.
F2 og tjeklisteparadigmet
Michael Madvig er løsningschef i cBrain og blandt andet ansvarlig for arbejdet med at omsætte arbejdsopgaver til processer, der kan understøttes af det digitale produktionssystem F2. Et arbejde domineret af et tjeklisteparadigme, som ser ud til at kunne revolutionere arbejdet med digital procesunderstøttelse.
Swimlane-diagrammet er den klassiske måde at beskrive en proces og vise, hvordan opgaver og underprocesser hænger sammen ved at illustrere dem i baner. Banerne viser, hvem eller hvornår en opgave skal løses, og med pile samt linjer illustreres rækkefølgen af opgaveløsningen.
Mistet den vigtigste information
”Diagrammet er en måde at se, hvordan opgaverne i en proces ser ud. Men ikke hvorfor – og dermed har diagrammet mistet den vigtigste information i processen,” siger Thomas Hildebrandt.
Oversættelsen af swimlane-diagrammet foregår så ved at skrive softwarekode, der understøtter opgaverne, men som sjældent opfylder de betingelser, man ikke kender til i en opgave eller ændringer i forbindelse med sagsbehandlingen.
Logisk afhægighed
”Procesunderstøttelse skal forsøge helt at fjerne rækkefølgen i opgaver og erstatte den med logisk afhængighed. Afhængigheden skal deklareres på de efterfølgende aktiviteter, så en bestemt handling først kan udføres efter en anden handling i stedet for at kode rækkefølgen af handlinger,” siger Thomas Hildebrandt.
Det er tankegods, der underbygger de resultater som cBrain har oplevet gennem de seneste års arbejde med at understøtte processer i forvaltningen digitalt. Michael Madvig fortæller om lange workshops med tegninger af diagrammer med opgaver, som kun gav et overordnet billede af opgaveløsningen.
”Det var så lige indtil, der var nogen som hev en tjekliste op af skuffen og sagde: I praksis er det jo sådan her vi gør. Så var tjeklisteparadigmet i F2 født.”
”Swimlane-diagrammer med en beskrivelse af en arbejdsgang kan sagsbehandlerne i en organisation godt nikke genkendende til. Men når der kommer en tjekliste på bordet, så bliver der diskuteret indgående og lavet ændringer; ganske enkelt fordi det relaterer til sagsbehandlerens hverdag,” siger Michael Madvig.
Tjeklisten rummer på en gang effektivitet med varians afhængig af sagsbehandlingen og fleksibilitet afhængig af sagsbehandlerens erfaring. Og det er netop tjeklisteparadigmet, der ligger til grund for procesunderstøttelsen i F2.
I F2 er der samtidig udviklet et redigeringsværktøj, der uden programmering giver mulighed for at redigere tjeklister og lave nye uden det bliver en kæmpe konsulentopgave eller it-projekt.
