UDFORDRINGEN

Rudersdal Kommune ønskede at forbedre deres borgerservice for Teknik- og Miljøafdelingens sager. Borgerne tog typisk kontakt til kommunen telefonisk, ved at møde op på kommunens kontorer eller gennem en statisk blanket på kommunens hjemmeside.  

Rudersdal Kommune havde samtidig et behov for at reducere deres omkostninger. Teknik- og Miljøafdelingen havde allerede et sagsbehandlingssystem, men systemet manglede sammenhæng i behandlingen af data. Det var svært at finde og dele information om sager, og afdelingen manglede optegnelser over, hvordan løste sager var blevet behandlet. Desuden foregik meget af afdelingens kommunikation via e-mail, hvilket betød, at vigtig information blev låst til medarbejdernes personlige mailbakker.

Ønsket fra Rudersdal Kommune var at reducere unødvendig kontakt fra borgerne samt at skabe mere åbenhed over for borgerne om status på Teknik- og Miljøafdelingens sager. Kommunen ønskede også at gøre arbejdet nemmere og mere effektivt for deres medarbejdere. Yderligere havde kommunen brug for én indgang til præcis og sammenhængende sagsinformation.
 

LØSNINGEN

Rudersdal Kommune ønskede en digital væg-til-væg løsning, og cBrains F2 platform blev valgt til at understøtte dette. Gennem nye responsive webblanketter kan borgerne nu indrapportere fejl og mangler direkte fra deres mobiltelefoner. Blanketterne er integreret med et F2 sagsbehandlingssystem, hvor indrapporteret informationen fra borgerne automatisk oprettes som sager, der herefter anvises til den rette afdeling.

Sagsbehandlernes e-mail blev også integreret med F2. Dette betyder, at e-mails mellem kommunen og borgere eller leverandører automatisk tilknyttes den relevante sag. Ligeledes betyder det, at medarbejderne ikke længere skal bekymre sig om at arkivere e-mails de rigtige steder. F2 indekserer e-mails, så de er fuldt tilgængelige ved søgninger. Medarbejdere kan desuden hurtigt finde status på en sag og følge igangværende sagsbehandling. Rudersdal Kommune bruger checklister i F2 for at fastsætte de komplekse processer i behandlingen af sager. Dette sikrer, at kommunen behandler alle sager ensartet og fair. Checklisterne betyder også, at simple trin i sagsbehandlingen kan automatiseres, og at unødvendige trin kan fjernes fra processen. Brugere kan tydeligt se, hvilke trin der er udført, og hvilke der mangler.

Rudersdal Kommune har også valgt at gøre sagsinformation tilgængelige for borgerne. Borgere kan søge online efter alle sager, som ikke indeholder personfølsomme oplysninger. Ligeledes kan borgerne følge med i deres egne sager via e-mail eller på kommunens hjemmeside.